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Guía rápida de reuniones innovadoras
Este post es una guía rápida que te aporta contenido para gestionar reuniones innovadoras y efectivas. Trata sobre dos formas de usar la técnica de los seis sombreros en una reunión para fomentar el flujo de ideas y las aportaciones.
Reuniones Innovadoras con 6 colores
El verdadero motor de la empresa es la innovación, por tanto podemos promoverla incorporando en las reuniones elementos creativos, como por ejemplo: la técnica de los 6 sombreros de Edward Bono.
¿En qué consiste la técnica de los 6 sombreros?
Es una técnica poderosa que fomenta la creatividad, además moviliza al personal y da voz a todos los participantes
Fue creada por el psicólogo Maltés, profesor y consultor Edward de Bono, pionero en la aplicación del pensamiento lateral.
Reuniones eficaces y productivas con la técnica de Bono
Según explica su autor, esta técnica imprime dinamismo y efectividad a las reuniones, debido a que en el mayor de los casos los asistentes suelen quedar estancados en posturas o roles, muchas veces hay diálogo, pero se avanza poco y, apenas se generan propuestas.
Los 6 sombreros ofrecen la oportunidad de conseguir mejorar la dinámica de las reuniones, ayudan a generar alternativas, a evaluar todos los puntos de vista y a decidir en armonía.
Esta técnica ya es aplicada en grandes empresas como IBM, Shell, Exxon, Procter Gamble, 3 M, British Airways, Polaroid, Pepsicola, entre otras.
Su aplicación requiere de un grupo de trabajo formado en la técnica y que todo el equipo o bien los participantes, acepten ponerse y quitarse los sombreros.
Ventajas del uso de los 6 sombreros
- Los pensadores participantes, separan la lógica de la emoción, la creatividad de la información y así sucesivamente. Ponerse un sombrero implica pensar con un tipo de pensamiento, en lugar de mezclar razonamientos e ideas al mismo tiempo.
- Todos intervienen, se establece el foco y se reduce el enfrentamiento.
- Se permite la expresión de forma legítima de aquello que se piensa.
- Se promueve las ideas creativas o, la mejora
- Se colabora y se toman decisiones desde una visión integral.
6 sombreros para pensar: normas básicas
Utilizando la técnica de los seis sombreros estamos autorizados y limitados a pensar de la forma que manda el sombrero que nos ponemos ya que cada color tiene una significado y una función que es la siguiente:
Blanco, buscamos la información, los hechos y los datos disponibles.
Rojo, dejamos aflorar nuestras intuiciones, corazonadas, sentimientos y emociones.
Verde, damos rienda suelta a nuestra creatividad, exponemos nuestras ideas nuevas.
Negro, pensamos en los riesgos, en la crítica, en todo lo que puede salir mal.
Amarillo, valoramos las ventajas, nos mostramos optimistas.
Azul, este sombrero empieza y finaliza la reunión, recopila las ideas, organiza lo expresado, sintetiza y concluye.
Preparación de la reunión de innovación
Este tipo de reuniones con una agenda concreta, requieren que el equipo asista con apertura, participe y saque su lado más creativo.
Para que las reuniones de innovación sean más efectivas la preparación es fundamental. Con la técnica de lo s6 sombreros puedes dar un rol a cada participante o bien ir pasando el sombrero de participante a participante, de modo que todos opines usen los seis sombreros.
Formas de usar la técnica de los 6 sombreros
El coordinador de la reunión usa el sombrero el sombrero azul. Desde este rol inicia, establece las intervenciones y termina la reunión.
Al invitar a los asistentes a utilizar los 6 sombreros pueden hacerlo de tres formas:
Voluntaria
- De forma voluntaria: se sortean los colores de los sombreros aunque todos pueden pedir cambios y expresarse con otro color de sombrero y expresarse
Ocasional
- De forma ocasional: los participantes piden un color de sombrero.
En serie
- De forma sistemática o en serie: el coordinador decide el orden de los colores. Esta forma es recomendable cuando se debe tratar un tema de forma rápida y eficaz, o bien, cuando una discusión se encuentra estancada.
La técnica de los seis sombreros puede ser usada en serie en primer lugar, para formular un desafío, tratar una realidad, explorar un problema, o bien fomentar nuevas ideas. Después de plantear un marco de ideas y soluciones,, finalmente, se elige y se selecciona una solución, entre todas las alternativas planteadas.
Ejemplos reunión innovadora con 6 sombreros
Objetivo: decidir crear un blog de innovación
Se convoca una reunión para valorar la conveniencia de editar blog de innovación y de abrir una cuenta en Twitter como red social de apoyo
Materiales necesarios
- 6 Sombreros de color : Verde, azul, negro, rojo, amarillo y blanco.
- Lápiz y papel para los participantes, para anotar las ideas (opcional)
Agenda de la reunión
- Motivo de la reunión. El coordinador dedica 3 minutos a recordar los motivos de crear contenido desde un blog de innovación.
- Recordatorio de las reglas de juego y de la técnica. El coordinador con el sombrero azul recuerda a todos los convocados a la reunión que se comprometen a ponerse los sombreros, y que tendrán un plazo máximo de un minuto, por cada color de sombrero. De esta manera, al finalizar la reunión todos los asistentes hayan sido escuchados.
- Presentación del problema. El coordinador (sombrero azul) hace una breve introducción de la importancia del proyecto de , la duración, etc.
- Inicio de la conversación. Se inicia la reunión y se explica el orden de los sombreros que se ha establecido un orden: amarillo, negro, verde, blanco, rojo. Luego se pasan los sombreros.
- Anima la reunión. El coordinador ha preparado unas preguntas, para que todas las dudas queden debatidas. Marca los turnos y promueve la participación de todos.
- Sintetiza y concluye. Finaliza la reunión el sombrero azul, expone todo lo expuesto y la decisión ganadora: domingo o el sábado .
- Conclusión: todos han opinado y en base a lo planteado se decidió el mejor día para realizar el programa de voluntariado.
¿De qué hablan los participantes?
- Con el sombrero blanco se presentan los datos que justifican la necesidad de crear un blog de innovación y un Twitter corporativo.
- Con el sombrero amarillo se destacan las ventajas de crear un blog corporativo y de una red social interna.
- Con el sombrero negro se analizan todas las desventajas e inconvenientes, se exponen los riesgos y todo aquello que puede salir mal.
- Con el sombrero verde se piden ideas acerca del diseño, contenido y otras alternativas. También se puedes valorar buenas prácticas y casos de éxito de blog y redes sociales en otras empresas.
- Con el sombrero rojo sin ninguna justificación, todos expresan sus impresiones y las sensaciones que les produce tener un blog y una red social.
- El coordinador de la reunión con el sombrero azul resume, modera , concluye, propone un seguimiento del tema y cierra la reunión.
Ejemplo de reuniones rápidas
Temas difíciles
- PROBLEMA RELACIONES HUMANAS. Si hay sentimientos fuertes de un tema a discutir, se comienza con el rojo, (sentimientos enojo, rabia…) después para recoger datos y dar objetividad al tema, con el blanco: rojo y blanco. Después, el verde y amarillo, por ejemplo.
Votaciones, ideas, mejoras, ventajas
- VOTAR UNA IDEA. Para evaluar una idea rápidamente: amarillo, negro y rojo.
- OBTENER IDEAS. Generar ideas: blanco y verde.
- MEJORAR IDEAS. Perfeccionar una idea que ya existe: negro y verde.
- OTRAS ALTERNATIVAS. Resumir y generar alternativas: azul y verde.
- VENTAJAS DE PROPUESTA. Comprobar si hay ventajas: azul y amarillo.
Atascos y bloqueos en reuniones
Si la reunión está atascada o si se quiere ganar agilidad, puedes invitar a usar 2 sombreros a la vez.
Usando los sombreros en pares podrás avanzar más rápido, así por ejemplo:
-Necesitas sacar a la luz datos y sentimientos: blanco y rojo.
-Si quieres ver pros y contras de la idea: amarillo y negro
-Si necesitas ideas nuevas y resumirlas: verde y azul.
Conclusiones
- Existen dos formas de uso de los sombreros son: de forma ocasional y de forma sistemática.
- Podemos utilizar la técnica de Bono en reuniones del comité de comunicación interna, en nuestras propias decisiones, o en una sesión de formación.
- Este técnica es de especial interés en reuniones que tienen diferentes objetivos: analizar una situación desde diferentes perspectivas, solucionar dificultades concretas, debatir ideas, o para innovar. Resulta de gran utilidad para evitar discusiones que suelen darse al asistir a las reuniones personas con diferentes perfiles y temperamento.
Fuente consultada y lecturas recomendadas
Edward de Bono (2008) Seis sombreros para pensar, Ediciones Paidos Ibérica.
Edward de Bono (2008) Creatividad: 62 ejercicios para desarrollar la mente, Ediciones Paidos Ibérica.