Cultura colaborativa

COLABORAR

Este post es azul porque resume y aporta 6 PASOS para promover la colaboración empresarial utilizando la metodología de Edward Bono.

¿Qué es la cultura colaborativa?

Una cultura colaborativa es el ideal de cualquier negocio. Es posible cuando existe un ambiente de cooperación y ayuda de forma habitual por parte de las personas y los equipos que integran la organización. De esta manera, la actitud de colaborar se impregna en la rutina y en los procesos de todo el negocio. Se fundamenta en la idea de que unidos y pensando juntos somos mejores, capaces de aportar soluciones más creativas.

La cultura colaborativa en la práctica

En el día a día, la colaboración se queda en intenciones.

• Esto ocurre porque una organización está integrada por una varidad de personalidades y personas algunas con actitudes y comportamientos tóxicos, poco constructivos que deterioran el clima laboral y ponen en peligro muchos proyectos.
• En otros casos, las áreas o departamentos trabajan de forma aislada, desde la rivalidad; en ocasiones enfrentados entre sí.

En este contexto, los colaboradores y algunos líderes son conscientes dónde están los problemas o cómo se podrían hacer mejor las cosas, pero cómo nadie les pregunta y para evitarse problemas optan por callar para evitarse marrones. Saben que a pesar de sus esfuerzos no se sentirán valorados, sino todo lo contrario. La comunicación que domina la cultura de la empresa es pasiva-agresiva con ausencia de escucha.

¿Cómo construir una cultura colaborativa?

Dado que todos comunicamos y que es necesario escucharnos unos a otros para mejorar y fortalecer el sentimiento de equipo, lo óptimo es crear un equipo multidisciplinar de trabajo.

Este equipo podría aportar ideas acerca de pautas para prevenir conflictos y estrategias de comunicación para resolver o anticiparse a las barreras que en comunicación interna siempre aparecerán.

El equipo de trabajo podría operar como Comité de Comunicación interna con la misión de unir a líderes y poner a pensar a toda la inteligencia del negocio.

 

6 PASOS para promover la colaboración 

la colaboración es la clave para compartir conocimientos,  ser creativos e innovar. Por ello, debe ser el objetivo de toda organización.

Que el personal piense en plural y ponga el foco en la meta común podría ser fácil, si se siguen estos 6 PASOS:

1. Crear un equipo multidisciplinar
2. Poner foco en la misión y compromiso
3. Crear una red de corresponsales
4. Repartir cargos y formar al comité
5. Entender y asimilar el objetivo del comité
6. Utilizar en las reuniones el método de los 6 sombreros de BONO

 

 

PASO 1

IMPULSAR LA COMUNICACIÓN DESDE UN EQUIPO MULTIDISCIPLINAR.

En este primer paso, el responsable de comunicación interna con el apoyo de la Dirección General,  buscará que todas las áreas de la empresa estén representadas en el comité de comunicación interna:  recursos humanos, calidad, marketing, etc

La segunda medida consiste en que el comité creado cuente con una misión, objetivos y  estructura, como por ejemplo: un Presidente , un Vicepresidente,  un Secretario , Vocales y Coordinadores, siendo conveniente  que los cargos sean rotativos.

El coordinador del comité y del equipo, será en este caso el responsable de comunicación interna  quien deberá promover la colaboración y toma de decisiones llegando a acuerdos respecto a dos puntos:

1. Definir el perfil del equipo,  las tareas de cada miembro y el método de trabajo para su seguimiento.
2. Crear  unas normas del equipo entre todos los integrantes y elegir unas herramientas de comunicación que garanticen la interacción.

 

PASO 2

PONER EL FOCO EN LA MISIÓN Y EN EL  COMPROMISO MUTUO.

El Coordinador de comunicación interna, que puede ser o no ser, el Presidente del Comité (depende de las circunstancias), recordará a todos integrantes la misión del comité que será apoyar al área de comunicación interna.

Las responsabilidades del Comité de Comunicación interna (dependiendo de la empresa) pueden ser una o algunas de las siguientes:

•  Cuidar  y mejorar el liderazgo para que en las relaciones se fortalezca la confianza.
• Promover el trabajo colaborativo fomentando el uso de herramientas colaborativas: wikis, blogs, redes sociales internas.
• Plantear necesidades y oportunidades  informativas.
• Hacer un esquema de prioridades informativas.
• Proponer nuevos canales y procesos para mejorar el acceso a la información y el conocimiento compartido.
• Opinar sobre el programa de mejora de habilidades de comunicación para líderes y de todo el personal.
• Detectar carencias y problemas de comunicación que perciben en el ambiente.
• Realizar un seguimiento de barreras y conflictos en procesos de comunicación interna.
• Mantener relaciones con entidades sindicales.
• Otras propuestas.

PASO 3

 PROMOVER LA DIVERSIDAD CON LA RED DE CORRESPONSALES  

Para promover la colaboración, los diferentes jefes de área (que son quienes más conocen a su gente) serán los responsables de proponer los candidatos para ejercer como corresponsales internos.

Podrán ser  corresponsales internos aquellos colaboradores que por su actitud y habilidades puedan desempeñar la misión de animadores internos. Su misión fundamental será escribir y/o participar periódicamente sobre algún tema, en las redes sociales internas o bien, en otros canales oficiales de la empresa.

 

PASO 4

REPARTIR CARGOS Y FORMAR AL COMITÉ.

Una vez seleccionado y organizado todos los miembros del comité conocerán sus roles,  cargos y/o tareas, así mismo, crearán y acordarán por consenso unas normas.

Después, los miembros pasarán por un proyecto de formación.

La formación deberá realizarse por lo menos, en los siguientes temas básicos:

• La técnica de los 6 sombreros para pensar
  • Toma de decisiones con los seis sombreros.
• Escucha e inteligencia emocional
• Barreras , prevención y gestión de conflictos.
• Motivación y feedback positivo.
• El responsable de comunicación interna reitera que son ingredientes del aprendizaje cooperativo la interdependencia positiva y  exigencia individual, después explica los objetivos y el método de trabajo.

PASO 5

PROMOVER EL COMPROMISO DE LOS OBJETIVOS DEL COMITÉ 

Para promover que los miembros se entiendan, puedan implicarse, deberán tener claros los 3 objetivos básicos  que persiguen como Comité:

• Resolver y prevenir problemas internos en la empresa.
• Implantar el trabajo colaborativo.
• Fortalecer la confianza y participación de todas las áreas.

 

PASO 6

 UTILIZAR EN LAS REUNIONES LA TÉCNICA DE LOS SEIS SOMBREROS 

El valor del método de los 6 sombreros  radica en que se utilizan los diferentes colores de sombreros para pedir opiniones, expresar sentimientos, escuchar e intercambiar puntos de vista y finalmente, tomar decisiones.

Es  fundamental que el método sea comprendido, aceptado y asimilado por todos los miembros del comité, quienes han participado de un taller de formación previo.

Las sesiones y el uso de los 6 sombreros

En las sesiones de trabajo el coordinador se pondrá (imaginariamente o de forma real) el sombrero azul para  llevar el control y seguimiento de todas las sesiones; detectará carencias, hará resúmenes, sacará conclusiones de todas las reuniones celebradas.

Cada color del sombrero indica  una dirección de pensamiento sin ser una etiqueta de pensamiento. Este método permitirá la expresión de todos y facilitará la acción de pensar juntos.

Blanco, buscamos los hechos y los datos disponibles.

 Rojo, dejamos liberar nuestras intuiciones, corazonadas, sentimientos y emociones.

Verde, damos rienda suelta a nuestra creatividad, exponemos nuestras ideas nuevas.

Negro, pensamos en los riesgos, en la crítica, en todo lo que puede salir mal.

Amarillo, valoramos las ventajas, nos mostramos optimistas.

Azul, este sombrero empieza y finaliza la reunión, recopila las ideas, organiza lo expresado, sintetiza y concluye.

Se pueden utilizar los sombreros en pares para avanzar rápido:

1. Objetividad y sentimientos: blanco y rojo.
2. Optimismo, negatividad: amarillo y negro
3. Alternativas y control: verde y azul.

El método de los seis sombreros y las 6 etapas:

1.  Dirigir la sesión, enunciando el objetivo deseado. (azul)
2.  Reunir todos los datos necesarios sobre la problemática de comunicación, concretar  los retos (blanco)
3. Exponer sentimientos, intuiciones (rojo) y  analizar los riesgos (negro).
4. Generar Ideas, opiniones, soluciones. (verde), ver las ventajas de los aportes  (amarillo)
5. Escuchar, seleccionar y buscar las mejores soluciones.(amarillo)
6. Elegir un plan de Acción.(azul)

Reflexión:

Si la colaboración es el pilar de la innovación, todo CEO tiene la posibilidad de implicarse en los proyectos de comunicación y así fortalecer la creación de un comité de Comunicación Interna.

 ¿Crees que  este Comité podría ayudar a un entendimiento y compromiso con la cultura colaborativa? ¿Qué opinas?

 Te puede interesar

Pensamiento Colaborativo con el método de los 6 sombreros

Reuniones innovadoras con 6 sombreros

Cultura laboral tóxica