Optimizar la comunicación interna con los seis sombreros

OPTIMIZAR

En este post te propongo utilizar los seis sombreros de Edward Bono y tomar acción con 6 estrategias para optimizar las comunicaciones internas en tu organización.

¿Cómo mejorar la comunicación en tu organización?

Optimizar comunicación interna debe ser uno de los retos recurrentes del profesional responsable de comunicar. No se trata de tener muchos canales oficiales ni de sobrecargarnos con nuevas tareas, sino de optimizar los actuales o en cualquier caso, apostar por otros nuevos proyectos que estén en sintonía con los objetivos anuales del negocio.

Los líderes y los equipos de las diferentes áreas son los protagonistas de los resultados de la empresa, por tanto necesitamos impactar con nuestros mensajes y acciones, para generar engagement. ¿O acaso crees que un colaborador desconectado con los objetivos y poco empoderado será productivo?

A continuación, seis estrategias básicas y varias acciones que puedes aplicar.

ESTRATEGIAS BÁSICAS EN COMUNICACIÓN INTERNA

6 estrategias para optimizar la comunicación interna

Estrategia 1: escuchar

Utiliza el sombrero blanco para escuchar  de forma activa y analizar a los colaboradores de la organización, recopilado datos, números, cifras, porcentajes. 

Objetivos de escucha:

-Conocer si el clima laboral actual que predomina es positivo o no lo es.

-Pregunta y conoce los temas de mayor interés por parte de los colaboradores.

-Lanzar un Proyecto de Escucha entre los líderes para formarlos y empoderarlos en la escucha activa

Herramientas de escucha:

• Encuestas online
• Focus Group virtuales
• Entrevistas personales

Estrategia 2: entusiasmar

Utiliza el sombrero rojo para generar entusiasmo en los líderes  oficiales e influencers, ofreciéndoles formación en inteligencia emocional, con el fin de que mejorar aún más su eficacia personal.

Como bien dice Daniel Goleman la inteligencia emocional supone administrar 5 áreas: la conciencia de uno mismo, el autocontrol, la motivación, la empatía y las habilidades sociales.

Herramientas 

• Realiza Auditorias dirigidas a líderes sobre valores corporativos
• Implica a los líderes en campañas con diferentes slogans para motivar
• Organiza Programas de Reconocimiento

Estrategia 3: movilizar

Utiliza el sombrero amarillo para convocar y reunir a los colaboradores en eventos online y/híbridos para promover los vínculos.

Para estimular una convivencia mejor entre todos los colaboradores y potenciar la integración con los nuevos contratados, la promoción y organización de eventos internos es siempre una buena idea.

Acciones que podrías convocar:

• Organizar eventos deportivos al aire libre y /o jornadas outdoor training
• Convoca a reuniones temáticas
• Crear un grupo de WhatsApp para promover ideas creativas en torno a un reto .

Estrategia 4: prevenir

Utiliza el sombrero negro para diseñar o renovar el manual, el plan de crisis y el Comité de Crisis. Más vale prevenir que lamentar por ello, siempre debes estar preparad@.

Acciones

• Diseña una web  o un apartado de crisis dentro en la intranet
• Revisa y actualiza el Manual de crisis, Comité de crisis y del plan de crisis
• Realiza simulacros para comprobar la eficacia del plan de crisis

Estrategia 5: co-crear

Utiliza el sombrero verde para movilizar la inteligencia de la organización y generar ideas desde la co-creación del personal. Implica a influencers, mandos medios y responsables de equipos en este proyecto.

Herramientas

• Organizar un concurso de ideas, con una campaña donde des visibilidad al colaborador.
• Activa y promociona el buzón de sugerencias
• Preparar un proyecto de corresponsales internos
  • Las primeras acciones de los corresponsales podrían ser en:
    • Newsletters / Revistas corporativas
    • Blogs corporativos

Estrategia 6: liderar

Utiliza el sombrero Azul para liderar las comunicaciones internas y da a conocer algunos proyectos de tu plan de comunicación interna.

Y si quieres ir más allá, deberás organizar un Comité de Comunicación interna, el mismo que deberá:

• Realizar propuestas para optimizar el plan de comunicación interna actual.
• Recordar misión, visión y objetivos del negocio.
• Reconsiderar las prioridades de comunicación.
• Detectar las barreras actuales y señalar opciones para superarlas.
• Hacer un seguimiento y evaluación de las distintas acciones de comunicación lanzadas.

Herramientas

• Comidas de trabajo
• Mejorar la agilidad de las reuniones con el uso de técnicas de brainstorming
• Convocar a reuniones para promover grupos de innovación

 

En síntesis:

Con estas 6 estrategias es posible optimizar  las comunicaciones internas. Para cada acción utiliza un color y recuerda la filosofía de cada color de sombrero.

Recuerda el significado de los colores de los sombreros:

El  blanco, lo usamos para documentarnos sobre la realidad interna de la empresa

El  rojo, para dar voz a las emociones y sentimientos de los líderes

El  amarillo, para destacar las ventajas del trabajo en equipo

El negro, para prevenir riesgos y pensar en la posibilidad de una gestión de crisis

El  verde, para dar paso a ideas nuevas y frescas y,

El azul, para trabajar en comunicación interna con orden, seguimiento y método.