Este post es azul porque la planificación evoca el control y el orden. En este tutorial te explico paso a paso los tres conceptos básicos que manejamos en comunicación interna: planes, proyectos y programas.
Índice
Organizar
Organizar un plan de comunicación interna implica estructurar de manera efectiva y eficiente toda tu planificación, la misma que debe estar de acuerdo a las necesidades y a las prioridades de tu organización. Esto significa que un plan puede contener proyectos y programas. Los planes son guías detalladas que establecen acciones a seguir, los proyectos son esfuerzos temporales y únicos que buscan lograr un resultado específico, y los programas son conjuntos de proyectos interrelacionados que se gestionan de manera coordinada para lograr objetivos estratégicos más amplios.
¿Conoces las diferencias entre planes, proyectos y programas?
Plan
Es un documento de trabajo que recopila y concreta los objetivos que se desean alcanzar durante un periodo de tiempo. Tiene como punto de partida un diagnóstico de la situación que se va a enfrentar y una evaluación de las dificultades y detalla un conjunto de acciones a realizar.
En su contenido se especifican prioridades, criterios, políticas, recursos, presupuesto, calendario de actuación, responsables, métricas y evaluación.
Los planes de una organización, según su alcance y plazo, pueden ser de 3 tipos: planes estratégicos, tácticos y operativos.
Planes estratégicos
Lideran estos planes las cúpulas jerárquicas (Alta Dirección). Se formulan por un periodo de tres a cinco años y están orientados a cumplir las metas trazadas por la organización. Consideran a la organización como un todo y definen el rumbo de la misma.
Planes tácticos
Lideran estos planes los principales departamentos (Directores de Áreas). En estos se determinan los temas y aspectos que se deben trabajar a mediano plazo (de uno a tres años) y pretenden garantizar el mejor uso de los recursos, su optimización. Son liderados por directivos o gerentes de la empresa.
Planes operativos
Lideran estos planes los mandos medios (jefes, coordinadores, supervisores que tienen a cargo personas). Son formulados por los directores de área por un periodo no superior al año. Tienen como fin determinar con anterioridad el rol de cada individuo en las unidades operacionales donde trabajará, y obedece a cuestiones tácticas y estratégicas.
¿Qué es el plan estratégico de comunicación interna?
Se trata de un instrumento de trabajo de carácter global, alineado con el plan estratégico del negocio y con el plan estratégico de comunicación externa. Propone una serie de medidas de comunicación interna desde una perspectiva integral.
¿Cuál es el fin del plan estratégico, con qué áreas se debe coordinar y qué comprende?
La finalidad del plan es alinear al personal con los objetivos del negocio
Sus propuestas tienen como objetivo programar y prever. También incluyen programas y proyectos coordinados con las áreas claves de la organización como son comunicación externa, marketing y RRHH.
Engloba un conjunto de programas y proyectos
Programa
Es un instrumento para coordinar, implementar y hacer progresar la estrategia de la organización. Roberts, P.
Concreta las líneas generales contenidas dentro de un plan, el cual está conformado por un conjunto de programas. El programa hace posible el plan mediante un conjunto de acciones orientadas a alcanzar metas y objetivos.
Los programas son más complejos, están enfocados a un ámbito amplio y suelen estar compuestos por un conjunto de proyectos.
Proyecto
Conjunto de actividades concretas, interconectadas y coordinadas entre sí, con el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas. Tienen una justificación muy concreta.
Por esta razón, en las organizaciones, cada departamento tiene a su cargo el desarrollo de una cartera de proyectos liderados por equipos de trabajo.
Los proyectos forman parte de un plan y de un programa; tienen una duración más corta y, por lo general, pocos promotores. Se formulan cuando existen actividades nuevas, incluyendo mejoras y reformas.
Según explica Paul Roberts (2012), tienen una fecha de inicio, de fin y formulan objetivos específicos. De esta manera proporciona el control para que una organización progrese. Son únicos, cumplen calendarios, manejan un presupuesto autónomo y recurren a un abanico de recursos. Un proyecto requerirá de un conjunto de capacidades, conocimientos, habilidades y experiencia de personas.
Ejemplo de plan estratégico de comunicación interna
Por ejemplo, el plan estratégico de comunicación interna puede incluir 3 programas y 7 proyectos.
1. Programa de responsabilidad social interna
- Proyectos de voluntariado
- Proyectos de mecenazgo y patrocinios
2. Programas de gestión del cambio y digitalización
- Proyecto de blogs corporativos: blog de innovación, blog de calidad…
- Proyectos de redes sociales internas: Facebook, Workplace by Facebook…
- Proyectos de manuales de uso de redes sociales: LinkedIn…
3. Programas de crisis
- Proyectos de simulacros
- Proyecto de formación de portavoces
Conclusión
En un plan se consideran programas y proyectos. Los programas son amplios y los proyectos concretos.
Un plan se implanta a través de diversos programas y, de la misma manera, cada programa implica la puesta en marcha de diferentes proyectos. Por último, los proyectos se ejecutan a través de actuaciones, unidad mínima de efectos de la planificación; por debajo de estas estarían las tareas o actividades.