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Sergio: pensando en el plan de medios para mi industria
¿En qué canales digitales nos conviene invertir?
Importancia del plan de medios en una empresa industrial
Sergio Fernández, de 34 años, responsable de Comunicación Interna se dirige a su trabajo, una industria de envases de plástico, ubicada a las afueras de Madrid, como siempre, lo hace de manera puntual. Sergio disfrutaba del trayecto casi tanto como su trabajo, el cual le encanta. Eran las 8 de la mañana de un caluroso mes de agosto, aunque ese día era bastante fresco, esta vez con las ventanillas bajas se regocijaba con la brisa que se colaba por ellas.Pensando en el plan de medios
Mientras conduce, Sergio reflexiona: acerca del plan de medios, sobre la segmentación de públicos internos , sobre la estrategia de contenidos y cree que conviene crear por lo menos, 3 mensajes claves para cada una de las diferentes audiencias. Además,- pensaba Sergio- Aunque me lleve más tiempo, optimizaré cada canal oficial ya establecido y los nuevos canales tendrán su propio proyecto. Sergio conduce a una velocidad moderada, tiene el móvil apagado, contempla los paisajes arbolados que le dirigen a su destino. Después piensa en la batería de preguntas que lanzará en la próxima reunión del martes. Preguntaré a responsables de área y mandos qué tipo de contenidos deben ser tratados a corto plazo. Ese mismo día daré una explicación de cada canal, de sus objetivos, de las métricas y votaremos los más convenientes para nuestra industria. Mientras pone el Cd Sonata para piano n.º 14 de Beethoven, su música clásica preferida, Sergio repasa algunos argumentos para terminar de sensibilizar a los líderes acerca de su participación en los nuevos canales. ¡Ya lo sé! -le surgen ideas respecto a los argumentos- Tengo tres razones:1.Crear equipos multidisciplinares
Si como industria el reto el mayor desafío es innovar, necesitamos crear equipos multidisciplinarios y formar en gestión de equipos. Las organizaciones del futuro son planas y utilizan metodologías ágiles: scrum, Kanban, lean startup. Además, facilitan la interacción horizontal y diagonal. En este caso, convendría crear un blog de innovación el cual se publicitará con redes sociales internas.2.Crear canales digitales y herramientas de trabajo colaborativas
Los canales internos digitales son idóneos para crear comunidades e interactuar con nuestras audiencias. Las herrmientas colaborativas agilizan proyectos y procesos y mejoran la productividad. Si queremos mejorar el flujo de conocimiento compartido es necesario apostar por canales digitales y herramientas tipo Trello, Slack que agilicen el trabajo en red. Y otro, puede ser:3. Diseñar un estrategia de comunicación interna
La estrategia de comunicación debe partir del análisis de la situación actual, estar en coherencia con los objetivos del negocio, intentificar a las audiencias y los mensajes y luego centrarse en dos aspectos:El plan de contenidos:
- ¿Qué comunicar? (calendario de contenidos)
- ¿A quién? (Audiencias segmentadas)
- Formato (imagen, postcast, vídeo,etc.)
El plan de difusión
- ¿Qué canales tenemos?
- ¿A través de qué canales llegaremos a las audiencias segmentadas?
- ¿Cuantos canales oficiales necesitamos?
- ¿Qué canales digitales nuevos podríamos sumar?
- Impresos: revistas internas, tablones de anuncios, cartelería, manual de acogida, anuario, folleto, flyer, etc.
- Digitales: correo corporativo, blogs, Intranet y redes sociales corporativas
- Audiovisuales: la TV Corporativa, noticiero corporativo, postcasts, videos, videoconferencias.
- Interpersonales: reuniones informativas, de objetivos, desempeño, eventos, convenciones, reuniones grupales-
- Los Baby Boomers aprecian las reuniones directas cara a cara, el teléfono o por correo electrónico. Valoran la información sólida y los detalles.
- La Generación X prefieren las comunicaciones informales y flexibles con preferencia por el uso de e-mail, teléfono, mensajes de texto y Facebook. Valoran una etiqueta profesional.
- Los Millennials prefieren las comunicaciones auténticas y rápidas, especialmente si se hacen por mensajes de texto, chat, correo electrónico o Instagram. Valoran la eficiencia y el enfoque digital.
- La Generación Z aprecian las comunicaciones visuales, ràpidas y transparentes con preferencia por el cara a cara, Snapchat, YouTube, TikTok Valoran el vídeo, la voz, los postcasts,
- Alcance: Masividad; Segmentación; Personalización. ¿Cuántas personas deben conocer y recibir el mensaje?.
- Direccionalidad: Emisión; Escucha; Interacción. ¿Necesitamos feedback inmediato?
- Tipo de Mensaje: Publicitario; Periodístico; Editorial; Informativo; Colaborativo; Socializador. ¿Qué características debe tener el mensaje? ¿ Qué formato?.
- Impacto: Recordación; Saturación; Creatividad. ¿Qué queremos que genere el mensaje?.
- Frecuencia: Periódico; Puntual. ¿Qué periodicidad van a tener los mensajes?.
- Inversión: Tiempo; Personas; Dinero. ¿Que presupuesto tenemos para realizar la comunicación?.
- Lógica Discursiva: Audiovisual; Presencial; Impreso; Digital. ¿Qué tipo de canal necesitamos?
Canales digitales internos: las 8 opciones
Los canales en los que estaba pensando optimizar y en otros casos, crear un proyecto, eran los siguientes:8 canales digitales aptos para una empresa industrial
#1. Intranet
Útil para gestionar el conocimiento de una organización, debe estar bien diseñada y debe ser muy visual . Puede ser un sistema poderoso para permitir a una compañía hacer negocios en línea, permite que se pidan productos o servicios, efectuar pagos…#2. Redes sociales corporativas internas
Proporcionan a los empleados un lugar para conectar, aportar y compartir. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin, cada red demanda un tipo contenido y para su uso es necesario crear un protocolo que debe respetarse. No es necesario estar en todas, hay que elegir la más conveniente para nuestros objetivos.#3. Televisión corporativa
Resulta útil en organizaciones donde hay una gran circulación de gente, ascensores o salas de espera. Sus contenidos deben adaptarse a la demanda y objetivos de cada industria, y es útil para transmitir mensajes de manera clara y concisa. Se puede incorporar dentro de un blog o una web.#4 Digital Signage
Sistema de cartelería digital, a través del cual se transmiten contenidos digitales emitidos a través de pantallas, paneles o proyectores Esta tecnología sustituye cada vez más los carteles tradicionales, permiten visualizar información o incluso para facilitar la interacción con los contenidos. Muy recomendado para campañas internas ya que consigue una comunicación más cercana.#5. Wikis
Existen numerosos gestores que permiten crear una wiki empresarial de forma sencilla, rápida y, por supuesto, gratis. Las Wikis empresariales internas tienen múltiples utilidades, como: la obtención de ideas de los empleados, espacio de comunicación de productos entre proveedores y clientes, órgano para mejorar la productividad…#6. Plataformas colaborativas para gestión de proyectos y comunicación interna
Los grupos de trabajo también tienen a su disposición herramientas colaborativas. Las más relevantes son Trello y Slack. Trello Esta plataforma permite organizar, interactuar y planificar el trabajo personal y compartirlo con tu equipo. Ofrece la posibilidad de crear y trabajar con tableros, estos pueden organizarse según cada proyecto. Es una plataforma muy visual que te permite apreciar de un vistazo todo, opinar , interactuar, añadir colores, imágenes, links. Slack Una de las más completas plataformas. Tiene la alternativa de crear canales con diferentes temáticas y generar grupos privados. Además, permite compartir archivos de todo tipo y crear recordatorios.#7. Sistemas de Mensajería
En procesos de transformación digital, los equipos de trabajo se conectan por mensajería instantánea como Telegram y WhatsAPP y la organización teniendo en cuenta el auge del móvil optan por diseñar sus propias Apps y crean bots. La gran ventaja de la mensajería interna respecto al correo electrónico es que las personas se comunican en tiempo real. Generalmente, el software está en la nube; y funcionan del mismo modo que los chats personales de mensajería instantánea. Requieren de unas reglas para su buen funcionamiento- Normas: hay que definir qué tipo de contenido se compartirá a través del chat interno y cuál no. Cada colaborador debe saber dónde encontrar la información.
- Contenido genérico: Hay que utilizar cada canal de mensajería para lo que corresponda sin mezclar conversaciones o enviar mensajes no considerados.
- Canales prioritarios: silenciar los canales menos urgentes permite recibir menos notificaciones y centrarse en los chats más relevantes para el día a día.
- Hora límite: hay que respetar el derecho de cada persona a desconectar. Se debe fijar una hora límite para no molestar.
- Facilite apoyo en relación con la documentación a cumplimentar. Ejemplo, asesoramiento y recordatorio sobre cómo rellenar formularios o explicaciones sobre puntos concretos del contrato…)
- Resumen de datos relevantes sobre la historia de la empresa/equipo y los objetivos actuales
- Información sobre las políticas y las normas de conducta de la empresa
- Guías y apoyo para las herramientas digitales de la empresa, etc.
- Puedes enviar mensajes positivos/motivadores que unan al equipos
- Agradecer por un trabajo bien hecho
- Promover eventos sociales laborales ( eventos deportivos; concursos, etc.)