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En este post me pongo el sombrero azul para hablar de organización y de pautas generales para conseguir una comunicación interna efectiva. El post resume 6 pasos necesarios al implementar un área de comunicación interna complementado con un caso sobre un proyecto de cambio
Índice
¿Cómo empezar a trabajar en el área de comunicación interna?
Paso 1: dotar al área de una infraestructura adecuada
Como cualquier área de la empresa, necesita: recursos económicos, humanos y logístico. EL responsable de comunicación interna será la persona indicada de dotarla de metodología y herramientas: políticas de comunicación, método y planes concretos respecto a canales digitales, herramientas colaborativas, entre otros proyectos.
Paso 2 Seleccionar al profesional adecuado y delimitar sus funciones
Si lo que se pretende es favorecer la participación e integración, meta que demanda diagnóstico, paciencia y planificación, lo que conviene es contar con la complicidad de RRHH quien debe dar valor al aporte del comunicador interno, con una selección adecuada y una clara descripción del puesto.
Una descripción adecuada del comunicador interno requiere especificar su dependencia, justificación, su ubicación dentro del organigrama, la misión que tendrá, las funciones genéricas y específicas. Así mismo, deben especificarse los requisitos y exigencias que debe cumplir la persona que ocupe dicho cargo.
Paso 3 apoyo de las áreas claves, del CEO y de los directivos
Una vez seleccionado el experto, este profesional necesitará contar con el apoyo y la implicación del CEO y de los directivos, en especial con las áreas de RRHH, marketing y comunicación.
El Ceo debe estar dispuesto a implicarse en los proyectos además de facilitar los recursos necesarios para su implantación. Por su parte, los directivos deberían estar sensibilizados respecto al valor que aporta la comunicación interna de modo que su liderazgo dé testimonio de los valores corporativos y sus comportamientos favorezcan un ambiente de diálogo, participación y motivación.
Implementar un área de comunicación interna demanda de la implicación de sus directivos, quienes desde los inicios deben sumarse a los proyectos de comunicación interna.
Después, será importante establecer reuniones con las áreas claves: RRHH, Comunicación, Marketing a fin de establecer sinergias y tener una visión general de los retos para alinear objetivos
Paso 4 presentar el área y su misión
La mejor forma de empezar a trabajar en comunicación interna es presentar el área de comunicación interna a toda la plantilla, dando a conocer su misión y fines. Su responsable debe hacer comprensible los objetivos en los que la unidad va a centrar su actividad y mostrar apertura para recibir ideas y sugerencias.
En situaciones óptimas esta presentación conviene la realice el Director de RRHH o el Director General, de esta manera otorga autoridad al área.
Paso 5: empezar con un diagnóstico de clima laboral
Después de esta obligada presentación corresponde al área detectar carencias y aspectos que deben optimizarse. Hay que preguntar, observar y atender a las problemáticas más urgentes que necesitan atención. La herramientas que se utilizan en esta primera fase son los diagnósticos y mediciones.
Para diagnosticar con acierto se utilizan estudios cualitativos y/o cuantitativos. Este conocimiento objetivo y metódico será el mejor aval para el diseño de una estrategia efectiva y para la toma de decisiones adecuadas.
El diagnóstico del clima laboral es el procedimiento más aconsejado. Se trata de conocer el estado anímico colectivo e individual de la organización.
Se debe dar respuesta a la pregunta: ¿Se encuentra satisfecha la plantilla? ¿En qué aspectos urge mejorar?
Si la empresa lo que quiere es alinear al personal en sus proyectos, el proyecto obligado es conocer el nivel de motivación y satisfacción laboral a partir de un estudio de clima laboral. La plantilla es la primera responsabilidad social de cualquier empresa. Por todo ello, es imprescindible que comunicación interna trabaje en coordinación con RRHH.
Con los resultados obtenidos tendrá acceso a diferentes percepciones por parte de los empleados y se apostará por un modelo de negocio que favorezca el bienestar laboral, la reducción del estrés y la salud del trabajador.
Paso 6 realizar una auditoria de comunicación interna
Otro paso conveniente consiste en documentarse acerca de los antecedentes de comunicación interna en el negocio con el fin de valorar su estado actual: conocer barreras, omisiones informativas, mensajes lanzados, y uso de canales formales e informales. La mejor herramienta es la auditoría de comunicación interna.
Un proyecto de cambio
Rumores y descenso en ventas
Lunes, 10 de la mañana, el Comité de Dirección de una mediana empresa que estaba cayendo en ventas, se reunió como cada lunes para decidir contratar o no, a un experto en Comunicación Interna con el fin de que implante un proceso de cambio.
Los directivos eran conscientes que necesitaban de un experto que organice, optimice, gestione mensajes y canales internos oficiales.
El Comité se veía en la urgencia de atajar los diferentes rumores que se estaban propagando como virus en toda la compañía. La falta de canales oficiales y el descuido de la comunicación estaba generando inestabilidad y estrés, haciendo daño al ambiente de trabajo. La prioridad era devolver la tranquilidad y mostrar una actitud de cambio y escucha por parte de la Dirección. Precisamente, los mandos medios ya habían advertido a los directivos hace más de seis meses de un ambiente dominado por la dejadez, por la rotación y la baja productividad. La situación era insostenible y si persistía, entonces la empresa tendría que cerrar. El mes de la reunión del Comité la alarma fue total debido a que se habían disparado los accidentes en un 30% respecto al mes anterior.
¿Cómo iniciar un proyecto de cambio desde comunicación interna?
Es difícil dar una receta mágica y efectiva para empezar a trabajar un proyecto de cambio en #CI, ya que todo depende y varia según cada organización, de los recursos que aporte. De forma esquemática y genérica, considero básico generar sinergias con las áreas clave del negocio.
6 acciones claves en un proyecto de cambio
1º Acción:
- Apoyo del Ceo y de todos los Directivos.
2º Acción.
- Sensibilizar a toda la organización acerca de la misión y de los retos del nuevo puesto de comunicador interno.
3º Acción
- Establecer sinergias con las áreas claves, Comunicación, Marketing, RRHH.
4º Acción.
- Conocer las audiencias internas, los problemas latentes, los antecedentes en comunicación interna. Así mismo, conocer la organización, sus proyectos, su mercado, el sector, su filosofía, la cultura empresarial y tener acceso al plan estratégico del negocio.
5º Acción.
- Realizar un diagnóstico interno del clima laboral y el estado actual de los procesos y canales de comunicación interna.
6º Acción.
- Diseñar un plan estratégico de comunicación interna.
¿Cómo trabajar en comunicación interna de forma efectiva?