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Comunicación Interna: las excusas
Esta vez me pongo el sombrero blanco y negro. El blanco, para recuperar algunas excusas que alegan algunos directivos para no trabajar y el sombrero negro, para criticar la decisión de muchos CEOS que desisten invertir en un área de comunicación interna.
Los motivos o pretextos para eludir la responsabilidad de trabajar la comunicación interna de forma profesional y para disculpar su omisión, son numerosos.
Las excusas más recurrentes son:
- Es suficiente para nosotros, invertir en comunicación externa.
- No está considerado el puesto, no existe en el organigrama.
- Cada empleado debe venir al trabajo motivado, con pagarles la empresa cumple.
- Ya se delega la función de comunicar a otra área.
- Tenemos otras prioridades y urgencias.
- El silencio es más rentable.
- Estamos sobrecargados de trabajo. No tenemos tiempo.
- Fracasamos. No creemos en sus beneficios.
- No hace falta informar. Ya se informan entre ellos
Suspenso en comunicación interna
A pesar de la necesidad de liderar y gestionar cambios, aún existen empresas y organizaciones sin política de comunicación, ajenas a delegar la gestión de sus comunicaciones internas.
Para muchos CEOS la comunicación interna es un compromiso que se queda en buenos deseos e intenciones, pero sin elementos de acción.
¿Tiene su empresa un responsable de comunicación interna?
Razones y excusas para prescindir de un área de comunicación interna
¿Qué explicaciones dan algunas empresas para no implantar un área de comunicación interna?. ¿Por qué no se contrata a un profesional especializado en comunicación? ¿Sus argumentos descansan en prejuicios y en criterios erróneos?.
Apoyada en lo que se ha escrito, he escuchado, se dice y tengo conocimiento, he encontrado trece excusas por las que las empresas no invierten en comunicación interna.
Las excusas son:
1 ª Es suficiente para nosotros, invertir en comunicación externa.
¿Por qué?
- Hay empresas que dan mayor prioridad y valor a su protagonismo en los medios. Su prioridad es la imagen y reputación externa, les preocupa más crear buenas relaciones con otros públicos por ejemplo, la prensa que con su personal.
- No hay coherencia del discurso externo e interno. Lo que se dice puertas afuera tiene más peso.
Se sabe
Esta excusa es fácil de comprobar cuando vemos que existe un mayor número de departamentos de comunicación externa, sin áreas de comunicación interna. (Estudios de Dircom 2000-2016 )
Falta sensibilizar a la Alta Dirección de su rentabilidad.
2ª No está considerado el puesto, no existe en el organigrama.
En líneas generales, la mayoría de empresas multinacionales son las que incorporan en su organigrama un responsable de comunicación interna.
¿Por qué?
- Desde el punto de vista académico, los manuales de empresariales en el apartado de organización, destacan la importancia y funciones de las áreas de contabilidad, producción, RRHH, marketing…pero no de comunicación externa, ni interna.
- Por otro lado, en España, por circunstancias históricas -40 años bajo una dictadura- y privación de libertades, la información comenzó a implantarse en algunas multinacionales a partir de los años 90.
- Según las investigaciones del Instituto de Empresa y el Observatorio de Comunicación interna instituciones que siguen la evolución de la comunicación interna en las empresas españolas desde 1992 hasta la fecha, sostienen que: el proceso es lento. Poco a poco, se están poniendo los cimientos para pasar de la teoría a la práctica. (Observatorio de comunicación interna).
Se sabe
Los que nos hemos formado en comunicación sabemos que, la comunicación interna no es una gestión nueva y ha sido abordada por las Relaciones Públicas. El pionero mundial de las RRPP el Profesor Dr.Bernays Edward (1919) ya dijo: las RRPP internas son decisivas para la comprensión del negocio -” tienen como fin desarrollar y afianzar el sentido de pertenencia y orgullo de los empleados.”
3ª Cada empleado debe venir al trabajo motivado, con pagarles la empresa cumple.
Algunos empresarios opinan que están bien como están, que no les hace falta un área de comunicación interna; el personal debe venir motivado, con pagarles la empresa cumple
¿Por qué?
- Para muchos directivos carecen de formación. Para otros, es más cómodo no hacer, quedarse en su zona de confort y esa es la decisión.
- Muchos CEOS no profundizan o desconocen los efectos de la comunicación interna en la comprensión del proyecto de negocio. Sus trabajadores mantienen la adhesión a la empresa, se podría decir, por la motivación económica: el sueldo que reciben.
Se sabe
La motivación salarial no es el único factor que motiva y retiene el talento. Por otro lado, la gestión del conocimiento, uno de los paradigmas de la empresa actual, está basada en el aprovechamiento y la cultura de conocimiento compartido.
El personal necesita conocer, asimilar y comprender (saber qué, saber por qué, saber cómo, saber quién) Y este conocimiento genera motivación (Barcelo LLauger 2001)
4ª Ya se delega la función de comunicar a otra área.
La mayor parte de empresas sobrecargan con esta responsabilidad al departamento de recursos humanos. En el mejor de los casos, se delega la gestión de la comunicación interna a los departamentos de comunicación externa y de marketing.
¿Por qué?
- Por criterios de ahorro generalmente, se delega gestionar la comunicación interna a otra área. No se contrata a profesionales especialistas; es una tarea más, que deben realizar departamentos que se encuentran abrumados con otras responsabilidades.
- Las consecuencias de este exceso de trabajo y de poca disponibilidad de tiempo, repercute en la calidad de la comunicación interna, la cual es desordenada y caótica y se gestiona con ausencia de política y criterios.
Se sabe
La comunicación interna ayuda a la productividad del negocio, porque contribuya a que sus integrantes comprendan los objetivos del negocio y se sumen a éstos. Además, entre otras ventajas, favorece que su personal se adhieran a los valores de la marca.
5ª Tenemos otras prioridades y urgencias.
Los empresarios consideran que las prioridades y objetivos de la empresa son otras áreas.
¿Por qué?
- No es un objetivo estratégico, en cambio sí lo es, por ejemplo, mejorar la fuerza de ventas, modernizar la empresa con nuevas tecnologías.
- Prefieren invertir en producción, en marketing, en tecnología en algo más tangible; la comunicación interna no les interesa porque es un intangible.
Se sabe
Que estas decisiones no son coherentes con el discurso externo que se vende desde las webs, donde se proclama que sus talentos son los motores y el activo más preciado de la empresa.
6ª Por política de empresa. El silencio es más rentable.
Muchas empresas están condicionadas por las políticas establecidas.
Sus excusas son: Comunicar trae problemas, mejor es callar “Ya tenemos un organigrama y unos puestos de trabajo”. “Los puestos están organizados”. “Si ya tenemos las cuatro áreas claves ¿para qué implantar otra?”.
¿Por qué?
- Ocurre que muchas empresas están gestionadas desde culturas rígidas, desfasadas e inflexibles.
- La cultura empresarial está dominada por las creencias de sus Presidentes, Consejeros Delegados y Directivos en general.
- Hay todavía quienes opinan que: al personal se le debe controlar y mandar. Desde esa mentalidad anticuada consideran que no hace falta tanto canal de comunicación, ni son necesarios programas, ni planes de comunicación; con las reuniones informativas bastan.
Se sabe
En este caso, el primero que tendría que cambiar y reconocer el valor de la comunicación interna es el Presidente. Después, habría que proceder a una auditoría cultural para gestionar el cambio.
7ª Estamos sobrecargados. Nos falta de tiempo.
La falta de tiempo es una excusa bastante común. No hay tiempo para crear más canales comunicación. Dicen: bastante hay con las reuniones para qué crear más canales. Y si nos dedicamos a comunicar, cuándo trabajan.
¿Por qué?
- En algunos casos, quieren pero no pueden; en otros, no saben como empezar a gestionar las comunicaciones internas.
- Muchos postergan esta tarea por sobrecarga de trabajo.
- Algunos Presidentes, Gerentes y Directores por limitaciones de tiempo, no quieren ningún contacto con el personal y delegan la responsabilidad de comunicar a otros jefes.
- Existe desconocimiento sobre las funciones, tareas, impacto del trabajo del comunicador interno.
Se sabe
Que la comunicación interna trabaja con ROI y KPIs; por tanto, sus resultados se pueden medir y evaluar.
Que las campañas de comunicación interna sirven para transmitir a una plantilla segmentada, los pilares corporativos (misión, visión y valores y comunicar el nuevo proyecto de negocio adecuado al nuevo escenario global.
Y que en las campañas y procesos de comunicación interna, por razones de eficiencia se necesita de la implicación del CEO y de la Alta Dirección.
8ª Fracasamos. No creemos en sus beneficios.
Ya lo intentamos y fracasamos. Gestionamos una crisis y no funcionó
¿Por qué?
- Trabajaron la comunicación interna de forma equivocada, para subsanar errores, sin visión estratégica.
- No han vivido la relación inversión-beneficios, inversión-resultados.
- Existe apatía y desconocimiento del impacto del trabajo de un especialista.
- Desconocen las ventajas de implantar un plan estratégico de comunicación interna.
Se sabe
La comunicación interna, como función profesional, debe gestionarse de forma permanente y planificada, para favorecer el conocimiento de la organización y conseguir los objetivos propuestos.
9ª No hace falta informar. Ya se informan entre ellos
En mi empresa todo el mundo sabe todo de todos, y yo sé todo de todos, la jerarquía no transmite las indicaciones que le doy. La gente deforma lo que se dice, si escuchase demasiado no podría dirigir mi empresa si doy información los sindicatos la utilizarán contra mi (Gondrand 1978)
¿Por qué?
- Creen que la gente sabe suficiente o todo lo contrario, consideran que informar, compartir conocimientos tiene riesgos.
- Creen que hay información difícil de comprender. Por tanto, conviene silenciarla para evitar explicaciones y preguntas.
- Existe todavía miedo a ser transparentes. Muchos directivos de empresarios siguen otorgando demasiado poder al comité de empresa, sindicatos, delegados de personal. Incluso creen que son bandos irreconciliables. Por esta razón, se ocultan datos y se gestiona la información con mucho recelo.
Se sabe
En un entorno cambiante e imprevisible, la comunicación interna es una función estratégica que sirve para promoverla integración del personal con la marca y favorecer la comprensión hacia las actuaciones empresariales.
Si la Dirección quiere que el personal se involucre y participe con ideas y aporte, necesitan gestionar la confianza y para ello, deben perder miedo a ser transparentes.
10ª Hemos tenido malas experiencias.
En una ocasión, me confesó un Director de Recursos Humanos de una prestigiosa fábrica de electrodomésticos “Montamos todo un plan para lanzar una revista interna y todo fue un fracaso mayúsculo. No consiguió el impacto ni la aceptación de los trabajadores. Desde esa fecha nos desengañamos en nuestra empresa la comunicación interna no triunfa.“Ya no creemos en la comunicación interna”.
¿Por qué?
- Muchos Directores, no analizan las causas de sus fracasos.
- Parece que no quieren afrontar los errores cometidos y con más razón, si ellos fueron los promotores.
- Su ego y arrogancia les impide aprender de los fracasos o errores pasados.
Se sabe
La comunicación interna no es una panacea que resuelve todos los males de una organización mal gestionada. Tampoco es perfecta, el responsable de su gestión se puede equivocar pero, precisamente, existe la evaluación de los proyectos emprendidos, para rectificar el rumbo y subsanar acciones.
11ª La comunicación interna es compleja.
Es mejor evitar lo complejo, lo que complica. Mejor es no comunicar.
¿Por qué?
- Muchos profesionales no saben cómo comunicar un despido, cómo dar una mala noticia, como dar feedback constructivo, cómo pedir disculpas, decir NO, etc.
- Existe la creencia que, si subsiste un mal clima de trabajo se debe a las actitudes de los empleados – son tantos y tan diferentes-. Y ante ello, la empresa no puede hacer nada.
- Muchas empresas no hacen nada por poner a examen y revisar su estilo de liderazgo. No se preocupan acerca cómo ejercen el liderazgo sus mandos y las consecuencias de su estilo de dirigir.
Se sabe
Comunicar internamente no es fácil. La tarea es compleja pero, necesaria. En su gestión es decisivo el estilo de liderazgo.
En el entorno laboral actual es preciso comunicar ya que todo comunica. Hay que saber comunicar situaciones delicadas y comprometidas.
La gestión eficaz de la comunicación interna demanda: segmentar audiencias, conocer las técnicas del mensajes eficaz y conocer las barreras que la pueden bloquear.
12ª Por prejuicios y criterios equivocados.
La mejor comunicación es la natural y hay que dejarla fluir. Al trabajador se le paga para trabajar y no para que se comunique.
¿Por qué?
- No han evolucionado, sus planteamientos son los mismos del Taylorismo. Sus propuestas (1856-1914) centradas en la mecanización del trabajo, sugieren tratar a los trabajadores como un elemento más de la producción ya que su satisfacción depende del salario.
- Desconocen los casos de éxito y las buenas prácticas en comunicación interna
- Creen que la comunicación interna es responsabilidad de cada empleado.
- Otros opinan que la comunicación interna debe activarse en casos de emergencia, para gestionar una crisis, por ejemplo. No requiere de ningún plan en periodos de normalidad laboral.
Se sabe
Las empresas compiten en un escenario globalizado e incierto y en este contexto la gestión de la comunicación interna se consagra como una gestión imprescindible. Su responsable tiene la responsabilidad de saber explicar y gestionar cambios para favorecer la comprensión y ganar credibilidad entre el personal.
13ª Por problemas de presupuesto.
Es la excusa más recurrente.
Tu idea es muy buena, pero ¿ cuanto nos costará? …€ ¡No! mucho dinero. Demasiado dinero. ¡Olvida la idea!.
¿Por qué?
- La comunicación interna requiere inversión y presupuesto, y muchos CEOS no están dispuestos a arriesgar
- Los presupuestos son limitados y hay que gestionar las áreas que la Dirección considera prioritarias
- Muchas empresas sobreviven con una infraestructura mínima. ahorrando costes.
- Piensan que la empresa se debe a sus clientes, ignoran que su plantilla es embajadora de su marca.
Se sabe
Que la comunicación no gestionada tiene unos costes ocultos que bloquean la productividad y crecimiento de las empresas: ¿cuánto cuesta comunicar mal? ¿que consecuencias tiene no alinear al personal con los objetivos del negocio?
En las empresas sin canales oficiales internos y sin un responsable de su gestión domina el rumor, se genera apatía, se elimina el debate interno y, con ello se bloque la participación y la innovación.
Conclusiones
- Excusas siempre las habrá y pueden ser interminables.
- La realidad y los casos de éxito demuestran que, gestionar la comunicación interna es la única opción para crecer y avanzar en sostenibilidad y colaboración.
- Gestionar la comunicación interna genera: mejores equipos de trabajo, mejor productividad, mejor marca empleador, mejor posicionamiento. En definitiva, mayor cohesión y mejor sentido de pertenencia.
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