Este post explica qué es el manual y detalla cómo redactar y editar un manual de bienvenida.
Índice
¿Qué es el manual de bienvenida?
El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o directivo.
Es una guía breve para dar a conocer la empresa al nuevo colaborador. Resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva posible.
Por ello, sea digital o impreso debe entregarse incorporando una explicación resumida de su contenido.
El manual de bienvenida: los apartados básicos
¿Qué pretende? ¿Cómo hay que redactarlo? ¿Qué apartados se deben incluir? Desde Talentos Reunidos queremos facilitarte esta tarea con las siguientes sugerencias:
3 objetivos del manual de bienvenida
- Primero: acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa.
- Segundo: orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida, etc.) con la finalidad de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa.
- Tercero: formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo.
Redacción de contenido digital y/o impreso
- Información actual y verídica.
- También, estilo ameno, atractivo y sencillo.
- Además, texto breve, conciso y directo.
- Por ultimo, Imágenes impactantes y adecuadas.
Estructura del contenido
El contenido digital debe organizarse y ordenarse junto con las ilustraciones oportunas.
Asimismo, conviene cuidar en el diseño de la versión móvil un contenido útil e impactante pero que comunique, además, la identidad de la empresa.
Pautas para editar un manual de bienvenida
El documento debe ser sencillo, fácil de leer y ser una guía que facilite la productividad y evite malos entendidos.
Además, debe comunicar la cultura de la empresa y renovarse cada vez que hayan cambios internos.
6 apartados básicos
El contenido imprescindible para una guía rápida debe contener:
Historia y cronología de la empresa, valores y el propósito, enlaces a sus redes sociales, deberes y derechos de los colaboradores como: horarios, vacaciones, trámites, uso del móvil para temas personales.
#1 Portada y contraportada
Diseño personalizado y creativo.
#2 Carta, tarjetón o mensaje de bienvenida
Personalizado por el Director o Gerente de la empresa.
#3 Presentación de la empresa
Datos genéricos sobre el tipo de empresa: actividad, forma jurídica, sede central, sucursales, servicios que ofrece….
Breve reseña histórica: fundadores, orígenes, etc.
El proyecto corporativo : misión, visión y valores.
Logros: clientes, premios y distinciones.
Política y estrategia de calidad e innovación, de RSC y compromisos de la empresa, y de igualdad de oportunidades.
#4 Información de interés general
Respecto al puesto de trabajo:
- Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral y acerca de las medidas de prevención. También servicio médico y reconocimientos médicos.
- Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de instalaciones, etc.
- Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato igualitario, comidas en el puesto de trabajo, etc.
- Trámites contratación, nóminas, pagas extras y fecha de cobro del salario.
- Política retributiva.
- Horario, permisos, bajas y ausencias.
- Vacaciones.
- Gestión del talento: política de formación, promoción interna y evaluación del desempeño.
- Otros aspectos del salario emocional: bonos de comida, seguros, servicios adicionales que ofrece la empresa, etc.
#5 Información útil
Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de comunicación interna disponibles.
Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y acerca de la utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.
Herramientas de trabajo informático disponible, navegación por Internet, gestor de correo electrónico y servicio de reparaciones.
Servicio de documentación físico y virtual.
Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión y funciones de cada área o departamento.
Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos.
Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones…
Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso.
Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales.
Actividades sociales y programas de voluntariado.
#6 Otra información práctica
- Plano de la empresa y de la zona y/o ciudad.
- Teléfonos y correos electrónicos de interés.
Nuestra propuesta
El employee experience comienza el primer día. Esta fecha es decisiva para capitalizar todo el interés del colaborador y así alinearlo con los valores, cultura y objetivos departamentales. Por tanto, debe incluir un programa de acogida cuidadosamente personalizado.
Cualquier programa de embajadores de la marca tiene en cuenta el mapa de ruta del nuevo colaborador: employee Journey map