El presupuesto de comunicación interna (2)

No hay dinero para comunicación interna

En este post me pongo el sombrero negro para reflejar la triste  realidad cotidiana en las empresas, que cuando realizan ajustes lo primero que pretenden recortar y/o prescindir es de actividades de comunicación interna.

La comunicación interna sigue siendo la cenicienta de la organización.

El post cuenta los resultados de una reunión de trabajo y el método de trabajo empleado para conseguir votos a favor del presupuesto de comunicación interna.

¿Cuánto dinero destinamos?

¿En qué proyectos invertir en comunicación?

Susana, la Directora de Comunicación  de la empresa editorial, con el apoyo de sus dos colaboradores Juan y Teresa aprovechando que se había aplazado la reunión y no se tenía decidido recortar el presupuesto, se pusieron a trabajar en el plan de comunicación interna 2014 para hacerlo más visual.

¿Cómo preparar una reunión de comunicación interna?

El equipo de trabajo de comunicación pretendía en la siguiente reunión que los 6 directores asistentes reflexionen sobre la  importancia de la gestión de intangibles: cultura corporativa, valores, marca, reputación y conozcan a fondo cada uno de los proyectos y así voten a favor o en contra, de la  rentabilidad del área de comunicación interna.

Teresa responsable directa del área de comunicación interna propuso el siguiente orden del día:

              ORDEN DEL DÍA

1.Saludo y motivo de la reunión: decidir  el presupuesto anual que se destinará al área de comunicación interna.

2.Lectura de las conclusiones de la reunión anterior.

3.Presentación a cargo de la Directora de Comunicación de coste, objetivos, rentabilidad y avance de cada uno de los proyectos de comunicación interna. Total de la campaña 12, 800 euros sin contar 2% de imprevistos.

Funciones y aportaciones del área de comunicación interna

• Recoge, escucha y canaliza las necesidades y expectativas de los trabajadores a través del estudio de clima. La tasa de participación es del 85%.
• Lidera e impulsa proyectos de formación. El 79% de sus participantes consideran útil la formación para mejorar su desempeño.
• Gestiona los canales digitales. Actual es el principal canal de trasmisión de los mensajes claves, de los valores y de la cultura empresarial, tiene varias secciones. Se actualiza de forma diaria y el 85% de trabajadores afirman consultarlo una vez a la semana. El apartado más leído en un 90% es la presentación interna de los resultados económicos.

Proyecto 1. Estudio de clima interno

Objetivo: Estudio cualitativo y cuantitativo a toda la plantilla con la finalidad de detectar  la problemática y el nivel de satisfacción en aspectos clave: ergonomía, compañerismo, formación, reconocimiento, iniciativa, innovación, etc., a fin de hacer las correcciones debidas. Se han recibido propuestas de 3 consultoras especializadas en comunicación interna.

Coste e importancia del proyecto: 4000 euros.

  Si la empresa invierte en una auditoría financiera debe invertir en escuchar a su personal. Son las personas quienes consiguen los objetivos del negocio.

Proyecto 2. Acciones de formación en inteligencia emocional

Objetivo: mejorar las habilidades de inteligencia emocional de los líderes: empatía, asertividad y escucha a partir de talleres. Se han recibido propuestas de 4 consultoras de formación.

Coste e importancia del proyecto: 1800 euros duración del curso 5 días.

En la formación participarán 20 líderes incluidos mandos medios y parte de la misma estará financiada con la subvención de la fundación tripartita.

Es necesario formar, sensibilizar a todos los líderes de  la empresa ya que son ejes de la cultura corporativa y de los cambios.

Proyecto 3.Campaña implantación cultura digital

Objetivo: innovar fomentando la participación, aportaciones y creatividad del personal. Se han recibido 8 propuestas de consultoras especializadas en Social Media.

Coste e importancia del proyecto: 7000 euros al año. Incluyen publicidad online, concursos online, gestión de contenidos del blog corporativo, diseños de campañas y promociones.
Es importante este gasto ya que la cultura digital es una necesidad y oportunidad. La empresa tiene pensado iniciar esta aventura con  blog corporativos  e implantación de canales digitales, se usarán las redes sociales internas para realizar aportaciones y movilizar ideas.

4.Debate y cambio de impresiones

5.Votación a favor o en contra de cada uno de los proyectos. Recopilación y lectura de los argumentos en contra y a favor.

6.Validación si procede de los proyectos prioritarios y del monto presupuestario asignado.

7.Enumeración de acuerdos

8.Ruegos y preguntas.

9.Propuestas: otros proyectos  necesarios.

10.Cierre de la reunión.

Para agilizar la comprensión  de cada proyecto y que  cada uno de los asistentes  tenga mayor información acerca de su utilidad, urgencia  y sobre el retorno de inversión, se envió con 7 días de antelación documentación impresa de cada  proyecto.

Resultados de la reunión

• La reunión que empezó y terminó a la hora prevista
• Estuvo bien documentada y moderada, dio voz y participación a todos los participantes.
• Todos los proyectos fueron aprobados.
• Se asignaron 50.000 euros para su puesta en marcha, 2 mil euros menos que el año anterior.
• El proyecto más votado fue el de acciones formativas a líderes sobre inteligencia emocional. Además, se propuso realizar una auditoría de comunicación con la finalidad de conocer si se están consiguiendo los objetivos en comunicación interna.

Y tú, ¿qué opinas? ¿Qué proyecto es para ti es prioritario? ¿Qué razones impiden destinar los presupuestos merecidos al área de comunicación interna?