Esta Guía completa te aporta 7 claves para evaluar en remoto
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El liderazgo remoto una tendencia
En la actualidad, contar con formas de evaluar empleados a distancia, ya sea en términos de su productividad, satisfacción o compromiso con tu organización, puede representar el factor clave para mantener una fuerza laboral exitosa o estar a merced de una rotación indeseada que impacte negativamente en los objetivos.
De acuerdo con el estudio “Informe de Liderazgo Remoto”, antes de la pandemia, el 77 % de los líderes de equipo nunca se había enfrentado a una gestión totalmente remota, y solo el 34 % implementó herramientas de seguimiento y evaluación del trabajo a distancia.
Sin embargo, para muchas empresas y, sobre todo, para muchos de los mejores talentos, el home office llegó para quedarse, por lo que en este artículo hemos reunido 7 estrategias claves que te ayudarán a evaluar y a guiar a tus equipos de trabajo remoto de forma efectiva.
¿Qué es la evaluación de empleados a distancia?
La evaluación de empleados a distancia es una valoración periódica del rendimiento de los colaboradores internos que realizan su trabajo desde un lugar distinto a una oficina central gestionada por el empleador.
Las evaluaciones del rendimiento a distancia se realizan generalmente utilizando un sistema o software y ayudan a medir los logros de los empleados con respecto a las expectativas, así como a determinar sus niveles de eficiencia en los distintos tipos de funciones, con el fin de gestionar a los empleados a distancia de forma eficaz.
Realizar una evaluación de este tipo es una oportunidad para valorar el progreso del empleado, elogiar sus logros y colaborar en los objetivos para potenciar el rendimiento y ayudar a alcanzar las metas de la empresa, sin necesidad de estar en el mismo lugar de trabajo.
El factor más importante de una evaluación del rendimiento a distancia es el análisis del desempeño de un empleado. Si se hace bien, los datos pueden utilizarse para mejorar el rendimiento de los empleados, así como en otros procesos de toma de decisiones.
7 formas de evaluar empleados a distancia
Si no tienes claro qué actividades están realizando tus colaboradores internos día a día o por qué no se logran los objetivos planteados en el tiempo óptimo, a continuación te presentaremos 7 estrategias que puedes implementar para saber si los recursos se están aprovechando efectivamente:
1. Utiliza la tecnología para medir el tiempo y la productividad
Si tienes colaboradores internos que trabajen a distancia puedes invertir en una herramienta que les ayude a hacer un seguimiento de sus tareas, ofrecerles formación, bases de conocimiento y canales para comunicarse entre sí.
Implementa una herramienta de gestión de proyectos que no solo ayude a tus equipos de trabajo, sino que también te permita saber en qué está trabajando cada miembro del equipo, cuánto tiempo está dedicando a cada tarea y cuán productivos son.
Como no puedes comunicarte físicamente con tu equipo remoto, puedes establecer recordatorios para que los colaboradores con exceso de trabajo se tomen un descanso y cuiden su salud mental.
Se debe poder obtener información sobre si el equipo puede cumplir los objetivos a tiempo, cuán productivo es en general y las tendencias típicas de la empresa. Los datos ayudan a abordar complejos retos empresariales relacionados con problemas de productividad laboral.
2. Establece un sistema de gestión por objetivos
El Sistema de Objetivos y Resultados Clave (OKR, por sus siglas en inglés) es otra de las formas de evaluar empleados a distancia. Fue impulsado por Google para organizar la carga de trabajo de la empresa mediante el establecimiento de objetivos de resultados clave.
Los objetivos corresponden a metas que pueden relacionarse con el crecimiento, el cambio o la innovación. Un objetivo puede ser aumentar el compromiso con los clientes, por ejemplo.
Un sistema de gestión por objetivos como este suele tener una visión global que puede abordarse desde diferentes áreas del negocio. Además, suelen estar limitados a un plazo determinado, como un trimestre, un año, dos años, etc.
Para lograrlo, debes definir claramente los objetivos de negocio, identificar los resultados clave y las acciones necesarias para alcanzarlos. Es decir, resultados medibles que te permitan evaluar el progreso y el éxito de cada objetivo.
Accede a nuestra guía rápida de OKR
3. Utiliza un gestor de tareas de trabajo a distancia
Otra forma de medir y aumentar la productividad en home office es a través de un gestor de tareas.
De esta forma, el responsable de RRHH o el equipo pueden controlar las tareas que están en curso, establecer varias tareas que deben completarse durante un periodo determinado y medir su ejecución.
Este tipo de herramienta se basa en una tabla de tres columnas: tareas por hacer, en curso y completadas. De esta forma, cualquier miembro del equipo puede visualizar rápida y fácilmente cómo fluye un proyecto.
Las tareas se crean con tarjetas, y en cada una de ellas se debe indicar quién es el responsable, quién hace qué y cuándo hay que entregarlo. Así, la información más importante se reúne en un solo lugar y está disponible para que todos la vean.
4. Realiza evaluaciones del rendimiento
Una de las mejores formas de evaluar empleados a distancia es a través de la implementación de herramientas de medición del desempeño como encuestas de pulso, evaluaciones 360, autoevaluaciones, etc.
Con el uso de plataformas basadas en la nube que incorporan todas las herramientas necesarias para diseñar y enviar cuestionarios, los colaboradores internos pueden responder desde cualquier lugar, sentirse escuchados y prepararse para dar su retroalimentación.
Al realizar una evaluación del rendimiento en línea, puedes obtener informes en tiempo real, comparar métricas e impulsar acciones de mejora basadas en datos.
5. Convoca a reuniones de seguimiento
Las reuniones de seguimiento periódicas son muy útiles para gestionar y evaluar empleados a distancia.
Esta es una forma estupenda de mantenerse conectado, de hacer un seguimiento de las tareas y también de detectar posibles problemas u obstáculos que no permitan cumplir con las KPIs establecidas.
Por ejemplo, las metodologías ágiles utilizan los “stand ups”, que son reuniones diarias de diez a quince minutos que ayudan a los miembros de un mismo equipo o departamento a compartir las tareas realizadas el día anterior, en qué van a trabajar hoy y si hay algo que les impide avanzar. Algunas características clave son:
- Reuniones de máximo 15 minutos.
- Debe empezar y terminar puntualmente, sea quien sea el que se haya presentado.
- Cada persona debe preparar lo que quiere decir de antemano para evitar la improvisación.
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6. Crea hitos para cada tarea asignada
Las tareas más pequeñas son más fáciles de realizar, además de que son mucho menos abrumadoras que las más grandes. Cuando se divide un proyecto masivo en trozos (o hitos), resulta más fácil hacer un seguimiento de los mismos.
Además, es menos tedioso para los empleados terminar el trabajo, ya que pueden marcar e informar de su progreso correctamente en lugar de esperar hasta el final.
Este tipo de tareas te dan claridad sobre lo que está haciendo cada miembro del equipo, especialmente cuando los colaboradores están dispersos geográficamente.
Es importante organizar las tareas con puntos de inicio, medio y final claramente definidos. Esto permite a la empresa juzgar el rendimiento y la calidad del trabajo entregado por sus colaboradores remotos, ya que tienen instrucciones claras.
7. Implantar una sólida estructura de informes
Los informes oportunos pueden ayudarte a estar al tanto de tus colaboradores internos sin la necesidad de implementar una microgestión.
De acuerdo con las funciones del trabajo y de la naturaleza de tu empresa, puedes pedir a tus colaboradores remotos que compartan informes de trabajo diarios, semanales y/o mensuales.
Haz que los informes sean breves y directos y asegúrate de que te ayuden a entender cuánto tiempo dedica cada colaborador a cada tarea. En caso de discrepancias, puedes investigar la causa y solucionarla para aumentar la productividad.
Consejos para evaluar empleados a distancia
Si has elegido realizar evaluaciones de rendimiento, es importante que puedas saber cual son algunas de las más recomendadas y cómo utilizar los datos de la evaluación de empleados a distancia:
1. Recoge el feedback de 360 grados
Un colaborador interno no solo trabaja con su jefe directo, sino con los miembros de su equipo, con otros equipos y departamentos, otros jefes y supervisores, etc.
Por lo tanto, cuando evalúes el rendimiento de un empleado a distancia, asegúrate de recopilar los comentarios de todas las personas relacionadas con él.
Por ejemplo, puedes utilizar un software de evaluación 360 grados con el que no tendrás que basarte únicamente en tu evaluación, sino que podrás obtener más información sobre su rendimiento, su estilo de trabajo, sus habilidades de coordinación y dónde se puede aprovechar mejor su talento y sus habilidades.
Esta es una gran manera de revisar con precisión el rendimiento de tus colaboradores internos remotos a través de una comunicación 360.
2. Impulsa la autoevaluación
Cuando consigas que tus colaboradores remotos se autoevalúen, podrás comparar lo que otros empleados piensan de ellos, cómo se ven a sí mismos y, a continuación, comparar esos datos con cómo los ves tú.
Eso da una visión completa de cada colaborador interno y ellos también sienten que sus propios puntos de vista son importantes.
Por lo tanto, darles la oportunidad de evaluar su propio rendimiento también puede conducir a reforzar el compromiso personal e impulsarlos a mejorar por sí mismos.
3. Proporciona un feedback valioso de forma consistente
La mayoría de los colaboradores internos están acostumbrados a trabajar en un entorno de oficina en el que se relacionan bien y reciben un feedback regular.
Por eso, cuando empiezan a trabajar desde casa, pueden sentirse ansiosos ante el silencio prolongado y pueden empezar a pensar en escenarios negativos. Como gestor, es importante que les proporciones feedback a menudo, y que lo documentes.
Así no se sentirán desconectados del entorno laboral y seguirán rindiendo de forma estable, y tú podrás seguir el patrón de su desempeño.
Conclusión
Ahora que ya conoces nuevas formas de evaluar empleados a distancia, te invitamos a poner en marcha algunas de las recomendaciones planteadas y medir su grado de efectividad en tu empresa.
Recuerda que hoy en día puedes aprovechar el uso de plataformas digitales que te ayudarán a realizar un seguimiento a detalle de los colaboradores, recoger sus opiniones a través de encuestas, así como servicios especializados en la comunicación organizacional.
¡Quedo a tu disposición para cualquier duda!