Políticas de Comunicación interna

Guía básica de política de comunicación interna

Este post es blanco, recopila información sobre las políticas de comunicación vinculadas con la comunicación interna. Recopila  los apartados, el contenido y algunas políticas vinculadas con la comunicación interna.

Conoces la frase: esa no es nuestra Política

Cuántas veces hemos oído  la frase: “¡No! Esa no es una política de mi empresa. “En mi empresa no se trabaja así”. “En esta empresa si trabaja con esa política, entonces esas actividades podrían tener aceptación”.

En primer lugar, hay que entender que el conjunto de políticas vinculadas con la comunicación interna suelen diseñarse  en respuesta a una normativa externa  y en otros casos, de manera espontánea.

Muchas veces la ley no la obliga. Sin embargo, la empresa voluntariamente decide optar y promover una política determinada, como por ejemplo, puede decidir tener como política el diseño y desarrollo de una propaganda y publicidad agresiva, puede optar por el estilo de liderazgo autoritario

¿Qué son las políticas de comunicación interna?

Son un conjunto de directrices que regulan la manera cómo se comunica en una organización y todos esta forma de comportamiento están recogidas con precisión en un documento interno a disposición de todos.

Una política unifica el lenguaje como método  para ayudar a las personas a ser coherentes y lanzar mensajes fluidos y claros.

En todo caso, cualquier política de comunicación que siga la empresa debe estar recogida en un documento digital e impreso para que sirva de guía para diseñar una estrategia y unos programas de acción respecto a los mensajes o acciones de comunicación.

Las políticas y la cultura empresarial

En comunicación interna se organizan actividades y acciones a partir de unas políticas empresariales. Cada empresa elige y diseña sus propias políticas internas, las mismas que se difunden desde el área de comunicación interna.

Como afirma Maximiliano Bilella:

En la Política de Comunicación Interna se establecen los lineamientos generales destinados a coordinar la comunicación puertas adentro y administrar los recursos comunicacionales necesarios para tal fin.

Beneficios de contar con políticas de comunicación interna

El beneficio de contar con un política de comunicación reside en que las organizaciones pueden manejar su reputación y desarrollar mensajes claves coherentes.

Una política permite alinear el discurso al objetivo del negocio, crear un mensaje coherente y seguir una línea o patrón de comportamiento.

Asi mismo, hacen posible la prevención de errores, omisiones y/o  malos entendidos ya que cada colaborador saber cuándo, cómo y a través de qué medios comunicar los mensajes internos.

Las políticas de comunicación necesitan un diagnóstico

 

Una política requiere de  una evaluación previa con el fin de realizar un estudio diagnóstico de la realidad que caracteriza a la organización.

Las políticas de comunicación son la respuesta en términos de acción-reacción ante una oportunidad o una situación diagnosticada. Por esta razón, no deben aplicarse políticas de comunicación al azar, basándose en corazonadas o en la intuición.

¿Cómo formular Políticas exitosas en comunicación interna?

Antes de formular una política hay que tener en cuenta una serie de consideraciones.

Los pasos que hay que tener en cuenta son los siguientes:

• Paso 1: Diagnóstico de la realidad, o estado de la cuestión/ DAFO. Problemática detectada
• Paso 2: Objetivos del negocio y objetivos de la comunicación interna
• Paso 3: Constituir un equipo de trabajo multidisciplinar .Un comité de comunicaciones.
• Paso 4:  Concretar las prioridades de acción, los principios a tener en cuenta, el procedimiento a seguir. De qué forma vamos a informar.Definir las audiencias,identificando las más importantes. Elegir los medios y canales que se van a implantar, los mensajes claves y los tipos de discurso
• Paso 5: Hay que actuar a través de planes y programas. Hacer un seguimiento de las actividades y los resultados
• Paso 6. Evaluar la política, midiendo su impacto..

Tipos de políticas de empresa

Las Políticas de Empresa  son la base la actividad de comunicación interna. El profesional del área de comunicación interna organiza campañas y actividades de difusión para dar a conocer las políticas existentes.

Los tipos de políticas que se formulan son las siguientes:

• Política de puertas abiertas.
• Política de igualdad.
• Política de responsabilidad social.
• Política de formación
• Política de motivación
• Política de prevención
• Política de cambio cultural,
• Política de gestión participativa.
• Política de calidad total.
• Política de innovación.
• Política de cultura digital.

Apartados de una política de comunicación interna

 

Nombre de la empresa y domicilio social: especificar

Dudas sobre la política: contacto de un correo electrónico y/o teléfono

NOMBRE DE LA POLÍTICA DE COMUNICACIÓN: . Ejemplo: “Política  de comunicación para linkedin”

Mención de otras políticas con las que esté relacionada:

1. Política general de redes sociales de cuentas oficiales de la empresa XX
2. Política de mensajes internos

 

 VIGENCIA DE LA POLÍITICA.  Fecha y año. Las políticas  sufren modificaciones a lo largo del tiempo según las necesidades de la organización y según criterios del área de comunicación interna.

 CARGO/ O ÁREA RESPONSABLE DE LA POLÍTICA:  explicación breve del contexto en que se creó el documento interno y contacto del responsable de elaborar la política.

FECHA DE REVISIONES:  Especificar personas que participaron:

• Listado de personas que la elaboraron.
• Personas que las revisaron: DIRCOM
• Aprobación del CEO/ Director General

Contenido de la política de comunicación interna 

Un contenido básico dependiendo de las necesidades de cada empresa puede contar de con  10 puntos centrales a desarrollar.

1.Objetivos

Objetivo general: :Aportar claridad en la forma cómo hablar de la empresa y de sus productos o servicios en LiNKEDIN 

Objetivos específicos:

• Facilitar las conversaciones internas en la red acorde con la estrategia de la empresa.
• Favorecer el flujo de mensajes entre los principales grupos internos de la empresa.
• Promover la coherencia de la enores entre sus mensajes y sus acciones.

2.Roles y responsabilidades de la política   Precisar las personas y cargos y qué competencias

1. Teresa Ramirez. Cargo: Directora de Comunicación Interna

• Elabora y/o actualiza todo tipo de  contenidos de la política de  mensajes internos cuando se precise.
• Especifica la periodicidad de los mensajes y los canales de difusión
• Difunde el manual de identidad
• Realiza propuestas de mejora según las necesidades de la empresa XX

2. Mariela Fernández  CEO

• Revisar y aprobar el contenido de todas las políticas de comunicación interna
• Se implica en las campañas de difusión
• Cumple las políticas y moviliza a su cumplimiento de todos los colaboradores.

3. Carlos  Martinez  Cargo Responsable de Marca Externa

• Revisa la identidad visual y el Branding de la empresa XX
• Señala las malas y buenas prácticas 
• Proponer actualizaciones y revisiones.

3. María Pérez  Cargo Responsable de Personas

• Revisar y observar el contenido relacionado al clima laboral y al contenido de los canales de comunicación interna.
• Divulga la política  entre personal nuevo y todo el personal para asegurar su cumplimiento.
• Sugiere actualizaciones de acuerdo a la evolución del modelo de negocio.

3.Alcance de la política: Especificar quienes deben cumplirla y a quienes se aplica:

• Solo la Alta Dirección
• Todos los colaboradores
• Todos los niveles de dptos
• RRHH
• CI
• Todas la unidades de negocio
• Local, nacional, internacional

4.Líneas claves de los mensajes:

Especificar las formas de actuar, restricciones y atribuciones en gestión la comunicación interna. Ejemplo:

Redacción: Clara, concreta, máximo en 4 párrafos. No debe ser redundante..

Tiempo de respuesta a los mensajes: periodicidad en la transmisión y excepciones.

5.Protocolo y participación: Describir cómo los colaboradores deben responder a las menciones de tu marca (ya sean positivas o negativas).

6.Confidencialidad: Definir  el tipo de información de la empresa que no se debe compartir en redes sociales. Definir por ejemplo lo que  no se puede compartir como los nuevos productos o servicios …

7.Fuentes: Especificar la forma en que el equipo se ha documentado citando las fuentes originales consultadas.

8.Seguridad. Especificar consejos respecto a

• Crear contraseñas seguras
• Cómo responder en caso de una violación de seguridad o ataque

9.Documentos de interés  a disposición del personal

Listado de documentos que pueden consultarse

• Manual de Branding
• Flujograma
• Reglamentos de gestión de crisis
• Promociones internas
• etc.

10.Diccionario interno

Listado de términos con su significado abreviado para asegurar cómo debe entenderse cada concepto.

1. Canales digital de comunicación: Es el medio digital utilizado para comunicar o vender a través de un ordenador, una tablet o un móvil

 

Fuentes consultadas

Política de comunicación interna

Políticas administrativas

Ejemplo de política de comunicación de una empresa

Ejemplo de política de redes sociales

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Política de apertura informativa y puertas abiertas