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Auditar
Este post es liderado por el sombrero azul . Propone la revisión de tres aspectos claves que se pueden cuestionar a partir de una auditoría de comunicación interna: cultura empresarial, eficacia de los canales de comunicación y problemática de comunicación.
La auditoría permite aportar recomendaciones para conseguir una comunicación óptima y rentable.
3 tipos de auditorías en comunicación interna
En una auditoría general sobre el estado de la comunicación interna se revisan todos los aspectos que intervienen e influyen en la gestión de la comunicación interna. Una tarea compleja que pocas entidades la abordan, por los recursos humanos y económicos que supone.
Sin embargo, realizar análisis periódicos sobre aspectos concretos, son proyectos necesarios al alcance de una gran mayoría de organizaciones.
¿Qué aspectos se pueden revisar en una auditoría de comunicación interna?
[ctt template=”9″ link=”U0FJc” via=”no” ]Un auditoría de comunicación demanda periodicidad. Aspectos que se pueden auditar: cultura, canales,procesos de comunicación interna[/ctt]
3 TIPOS DE AUDITORIAS
Auditoría de Cultura corporativa
La auditoría se puede canalizar en el estudio y revisión de la cultura empresarial -elementos visibles y no visibles-, valorando si se adapta a los tiempos y al entorno.
Este diagnóstico siempre será diferente, según el sector y las particularidades de cada organización.
Estos son los aspectos que se estudian:
Valores y creencias. Historia (sus fundadores creencias, éxitos y fracasos sufridos) Proyecto empresarial (misión, visión)
Símbolos (identidad corporativa) (Espacios de trabajo, distribución, mobiliario, uniformes, carteles…)
Perfiles directivos (formación, valores personales, estilo de liderazgo). Actitud ante el conocimiento, los cambios, las nuevas tecnologías (creatividad e innovación). Costumbres y comportamientos (reglas, normas, políticas empresariales y políticas informativas) Prácticas de gestión y Resultados (planes, métodos de trabajo, presupuestos, antecedentes de comunicación, fracasos…)
Las herramientas de trabajo:
Para profundizar en la cultura empresarial se realizan entrevistas en profundidad a la Alta Dirección, con un guion previamente diseñado. Además, serán necesario completar el estudio con dos auditorías: una visual y otra documental.
Aportación clave :
¿ En qué debe cambiar culturalmente la empresa para responder a los cambios actuales?
Auditoría de Canales de comunicación
El objetivo en esta auditoría es comprobar la eficacia de los canales de comunicación interna. Se valora si esos canales favorecen el conocimiento compartido, la gestión del cambio y la innovación.
De los medios institucionalizados hay que revisar: fracasos y aciertos, inversión y resultados de campañas, programas y/o planes de comunicación puestos en marcha. Así también, se identifican los canales de comunicación que consiguen mayor feedback.
Las herramientas de trabajo:
Partiendo de la base que las comunicaciones requieren de un buen clima interno, se trabaja con los resultados de las encuestas de clima interno, haciendo un seguimiento de las medidas adoptadas para mejorar el clima interno.
El siguiente paso es comprobar la eficacia y eficiencia de los medios de comunicación institucionalizados. En este sentido, es de gran utilidad crear grupos de discusión a fin de evaluar las percepciones de los colaboradores en áreas claves: condiciones de trabajo, liderazgo, compañerismo, desarrollo de carrera, entre otras.
Aportación clave :
¿Qué canales de comunicación son los más eficaces y rentables.? ¿Cuáles los menos eficaces y rentables?
Auditoría de procesos y barreras en la comunicación
Un tercer aspecto que puede ser objeto de una auditoría es identificar los problemas de comunicación detectados en la gestión de la comunicación interna.
Se localizan aquellas dificultades no resueltas en los departamentos y/o centro de trabajo que conforman la empresa. Todo con el fin de que no se contagie, ni extienda esa problemática a otros departamentos, evitando que se vea perjudicada la imagen interna y la reputación externa.
Otra tarea importante es comprobar si se han cubierto las necesidades y prioridades informativas de los distintos públicos destinatarios de la empresa. Se trata de saber qué preocupa a cada uno de los públicos y conocer las expectativas informativas no satisfechas de los diferentes grupos de empleados.
Las herramientas de trabajo:
Para identificar los problemas de comunicación personal se realiza una auditoría cualitativa entrevistando a líderes, mandos y una muestra de trabajadores. Se trata de valorar la eficacia del estilo de liderazgo y conocer las demandas de comunicación interna no satisfechas.
Aportación clave :
¿Cuáles son las tres recomendaciones más urgentes para hacer más rentables las comunicaciones internas?
[ctt template=”9″ link=”zh8eZ” via=”no” ]Al igual que una empresa audita sus estados financieros, la empresa debería auditar sus comunicaciones internas.[/ctt]
Creo que los canales más rentables son aquellos que responden a las necesidades de los colaboradores, dependiendo de la cultura y la madurez comunicacional de cada organización. La clave está en que el colaborador encuentre un sitio de expresión, se sienta protagonista de la comunicación interna. Por esto, creo que el video y la redes sociales corporativas son dos tendencias clave que aportan engagement y pueden ser más económicas de lo que se puede pensar.
Estimada Sonia, también opino como tú, además está pronosticado que el vídeo y las redes serán los grandes medios del futuro.Lo importante es dar al "colaborador" la oportunidad de expresión, además de cuidar el feedback. Y como tu dices, hay que considerar el compromiso que se genera, el ahorro de esos medios.¡ Gracias por tu reflexión!.
Está bien tu propuesta. Soy partidaría que cada dos o tres años se ordene una auditoría. Estoy a cargo de un área de comunicación y en mi caso, el gran problema es que la alta dirección no quiere que le hablan claramente sobre lo que está haciendo mal. Siempre están las excusas para justificar sus políticas.
Gracias María por tu participación.
Es muy difícil asumir un cambio cultural. Requiere por parte de la Alta Dirección, un gran esfuerzo de humildad y el compromiso de afrontar la verdad (lo que se está haciendo mal). Y por último, poner la solución implica apostar por el cambio, compromiso que exige nuevas políticas y acciones. Gracias nuevamente por tu opinión.
Es difícil modificar un estilo de trabajo sobre todo cuando la Dirección no está por la labor de reflexionar y si no quiere reconocer sus fallos, peor aún. ¡Paciencia!
Trabajo en un dpto de comunicación y la auditoria que se hace cada año es la de comunicación. La de clima cada dos años. Hemos comenzado esa práctica hace 5 años y nos va mejor.
Gracias por el artículo.
Enhorabuena por haber empezado con una práctica tan útil como es una auditoría. Y si os va mejor significa que están dando resultados.
Gracias a ti por tu visita y lectura al post.