En este post propongo usar el sombrero azul de Edward Bono para organizar, sintetizar y hacer un seguimiento de las actividades de comunicación interna. Señalo 6 ocasiones para ponernos este color de sombrero
Índice
¿Qué aporta el pensamiento organizado?
Aporta planificación. La disposición de las distintas actividades de acuerdo a un plan, se opone a la casualidad, al caos.
Precisamente, el orden nos permite improvisar. Incluso, sirve a la creatividad porque el orden promueve la escucha de las ideas.
El orden es clave para organizar diferentes actividades, para ahorrar tiempo y esfuerzo; simplifica el trabajo y ayuda a gestionar el estrés.
Orden y organización en la Comunicación Interna ¿Por qué?
El orden es la base de cualquier actividad efectiva y la gestión eficiente de la comunicación interna exige seguir esta máxima.
Gestionar la comunicación interna es una tarea compleja en la que intervienen varios actores -directivos, mandos medios, personal- La misión de comunicar, está llena de desafíos y demanda: previsión de tareas, responsables, ejecución, seguimiento y evaluación.
Debemos realizar esta responsabilidad con un método, apoyándonos en un conjunto de acciones recogidas en un plan con unos objetivos, desde un procedimiento con una metodología. Sólo en estas condiciones, con un seguimiento y evaluación, estaremos optimizando resultados.
Bono y el sombrero azul
Edward Bono desde su método “Seis sombreros para pensar nos recuerda que el orden es la base de cualquier actividad efectiva y nos aconseja usar el sombrero azul para dirigir, organizar y hacer un seguimiento de cualquier situación.
Gracias al uso de este sombrero tenemos una visión global de la situación y obtenemos conclusiones.”
El pensamiento azul define temas, establece el foco, define problemas, establece tareas, dirige y asegura el respeto de las reglas de juego; con este color también estamos abiertos a cualquiera que quiera proponer comentarios o sugerencias. El pensador de sombrero azul es como el director de orquesta, quien propone y llama al uso de otros sombreros.
Poniéndonos el sombrero azul
Al ponernos este color de sombrero, estamos obligados en comunicación interna a ser organizados al gestionar las conversaciones internas, de manera que trabajamos con un plan anual y metodología.
El seguimiento será el siguiente compromiso, a fin de valorar el impacto de las intervenciones, de mejorar y corregir lo que sea necesario. Así mismo, con el seguimiento de las acciones emprendidas precisamos incidencias, analizamos las causas de las dificultades y formulamos las preguntas adecuadas para aportar posibles soluciones y/o mejoras.
Azul: una invitación a participar
Nos ponemos el sombrero azul para invitar a los miembros del comité de comunicación interna con el fin de trabajar en equipo y sumar ideas y voluntades para mejorar la comunicación interna.
Así mismo, este color de sombrero lo suele usar el director de comunicación interna o el coordinador de cualquier proyecto para exponer retos, mover a la participación, controlar la toma de decisiones o para proponer el uso de otros sombreros.
El sombrero azul representa el software del pensamiento, la coreografía, el método, los pasos a seguir, la observación, la visión global, el análisis y las conclusiones.
6 Razones para organizar la comunicación interna
En comunicación interna existen numerosas ocasiones para ponernos el sombrero azul, enumero 6.
1. ESTABLECER FOCO
El foco nos permite centrar nuestra energía, recursos y esfuerzos en lo más importante. Cuando perdemos el foco, entonces empezamos a dispersarnos.
- Obtenidos los resultados de un estudio de diagnóstico y/o de una auditoría de comunicación interna, estamos en condiciones de formular objetivos. Los objetivos nos permiten afrontar retos y poner el foco en aquello que pretendemos conseguir.
2. TRABAJAR CON MÉTODO
El orden nos permite trabajar de forma metódica y establecer prioridades. De esta manera, por ejemplo, se asume la responsabilidad de integrar al personal en un proyecto compartido, desde una estrategia.
La mejor estrategia de comunicación interna da valor a los mensajes diferenciados según las audiencias y a los canales e implica a los líderes de los diferentes niveles. En resumidas cuentas, es aquella que favorece la toma de decisiones con el aporte y el pensamiento colaborativo.
3. DISEÑAR PLANES, PROGRAMAS Y/ PROYECTOS.
Cuando conocemos los retos y sabemos qué queremos conseguir, el siguiente paso es es establecer el plan y dentro de este los programas y proyectos.
- El orden nos lleva a trabajar con una planificación anual y tener una visión a largo plazo.
Así por ejemplo, diseñamos de forma conjunta con otras áreas de la empresa el plan estratégico de comunicación interna. De esta manera, trabajamos en coherencia y unión, en sintonía con la política de comunicación interna de la empresa y con el plan estratégico del negocio.
4. PROMOVER LA PARTICIPACIÓN
La participación hace posible conocer la opinión y los aportes.
- Cuando hay organización estamos en condiciones de ofrecer un plan de trabajo y generar participación.
Así por ejemplo, podemos crear un equipo multidisciplinar (Comité de Comunicación interna) para resolver dificultades y atender prioridades en comunicación interna. Así mismo, podemos, crear una red de comunicadores internos, para dar soporte a la comunicación en las diferentes áreas de la empresa.
5. RESOLVER BARRERAS
La organización a su vez, permite establecer un tiempo para prever y analizar posibles barreras psicológicas, de contenido, ambientales que pueden interferir mensajes, y tomar las medidas necesarias para impedirlas o, si están ya presentes resolverlas.
Así por ejemplo, podemos prevenir un clima de conflictos si proponemos formación en técnicas de comunicación, en inteligencia emocional o, en gestión de conflictos.
6. OBTENER UNA SÍNTESIS Y ELABORAR CONCLUSIONES
Por último, el orden nos permite escuchar a todos y elaborar unas conclusiones.
Por ejemplo, podemos usar el sombrero azul al principio, para abrir un debate lanzando una pregunta y promover respuestas. De esta manera, generamos reuniones dinámicas, invitando a que todos participen aportando ideas. Estamos después obligados a sacar conclusiones y sintetizar acuerdos.
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2 Conclusiones
- El sombrero azul ayuda al comunicador interno a trabajar con orden y método para alcanzar objetivos, consiguiendo además, que el personal se implique.
- El sombrero azul encarna el pensamiento organizado necesario para generar conocimiento compartido y movilizar al personal hacia la colaboración.
Tú, ¿qué opinas?
Fuente consultada → Edward de Bono (1999) Seis sombreros para pensar, Ediciones Juan Granica S.A.